Koordination im Arbeitsschutz bei Fremdfirmen
Sobald externe Dienstleister oder Fremdfirmen in einem Betrieb tätig werden, erhöht sich die Komplexität des Arbeitsschutzes deutlich. Unterschiedliche Sicherheitsstandards, fremde Arbeitsabläufe und möglicherweise unklare Zuständigkeiten können schnell zu Unfällen oder Chaos auf dem Werksgelände führen. Gerade in Zeiten steigender Projektvergaben an externe Partner und Subunternehmen ist ein professionelles Fremdfirmenmanagement ein zentraler Baustein im betrieblichen Arbeitsschutz.
1. Gesetzliche Grundlagen und Verantwortung
Der Grundsatz der Zusammenarbeit ergibt sich insbesondere aus § 8 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) . Dort wird gefordert, dass verschiedene Arbeitgeber, deren Beschäftigte an einem Ort zusammenarbeiten, sich gegenseitig über bestehende Gefahren informieren und diese koordinieren. Darüber hinaus regeln die DGUV Vorschriften (z. B. DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention) branchenübergreifend, wie Arbeitsschutzpflichten auch zwischen mehreren Unternehmen verteilt werden.
Betriebliche Schutzmaßnahmen dürfen also nicht an der Werkgrenze enden: Wer Fremdfirmen einlädt, trägt Mitverantwortung dafür, dass diese den geltenden Sicherheitsanforderungen folgen und keine zusätzlichen Risiken verursachen. Umgekehrt müssen externe Dienstleister die bestehende Gefährdungsbeurteilung des Auftraggebers kennen und sich daran halten. Diese beidseitige Koordinationspflicht ist elementar, um Unfälle zu verhindern und Haftungsrisiken zu minimieren.
2. Gefährdungsbeurteilung und Informationsaustausch
Ein zentraler Baustein der Koordination ist die Gefährdungsbeurteilung, die jeweils vom Arbeitgeber (Auftraggeber wie Auftragnehmer) erstellt wird. Bevor Fremdfirmen auf das Betriebsgelände kommen, sollten sie folgende Informationen vom Auftraggeber erhalten:
- Betriebsinterne Gefahren (z. B. besondere Maschinen, Gefahrstoffe, laufende Prozesse).
- Sicherheitsbestimmungen und Regeln (z. B. PSA-Pflicht, Rauchverbot, Zugangsbeschränkungen).
- Notfall- und Rettungswege (Fluchtwege, Sammelstellen, Ersthelfer-Kontakte).
Externe Dienstleister haben ihrerseits eine Gefährdungsbeurteilung für die von ihnen durchgeführten Tätigkeiten vorzuweisen. In dieser sollten alle relevanten Arbeitsschritte, verwendeten Werkzeuge oder Maschinen und daraus resultierende Risiken enthalten sein. Erst durch den gegenseitigen Abgleich beider Gefährdungsbeurteilungen kann festgestellt werden, welche neuen Risiken sich ergeben könnten und wie man diese beheben oder reduzieren kann.
3. Organisatorische Koordination
Eine professionell organisierte Zusammenarbeit mit Fremdfirmen steht und fällt mit einer klaren Verantwortungs- und Kommunikationsstruktur. Bewährt haben sich folgende Schritte:
- Benennung eines Koordinators (z. B. Sicherheitsbeauftragter oder Projektleiter), der sämtliche Arbeiten der Fremdfirma überwacht. Diese Person ist auch zentrale Ansprechperson für Sicherheitsfragen und übernimmt die Einweisung neuer Fremdfirmen-Beschäftigter.
- Klare Dokumentation der auszuführenden Arbeiten: In einer Dienstleistungs- oder Werkvertragsvereinbarung sollten Sicherheitsaspekte festgehalten sein (Arbeitsumfang, Einsatzzeiten, Schutzmaßnahmen).
- Checklisten für regelmäßige Kontrollen: Sind Zugangswege frei? Arbeiten Subunternehmer tatsächlich nur in den vereinbarten Bereichen? Wird die persönliche Schutzausrüstung (PSA) korrekt getragen?
- Kommunikationspläne: Sind wöchentliche Jour fixes oder Baustellenbesprechungen vorgesehen, um Mängel anzugehen und den Arbeitsfortschritt zu überprüfen?
Gerade bei umfangreichen Projekten mit mehreren Subunternehmern (z. B. auf Baustellen) ist eine Schnittstellenkoordination essentiell. Dabei wird definiert, wer wann welche Aufgabe übernimmt, damit sich Arbeitsschritte nicht unnötig überschneiden oder gefährliche Arbeitssituationen entstehen.
4. Unterweisung und Zugangsberechtigungen
Vor Arbeitsbeginn sollte jeder externe Beschäftigte, der auf dem Werksgelände arbeitet, eine Sicherheitsunterweisung erhalten. Diese kann schriftlich oder in Form eines kurzen Einweisungsfilms durchgeführt werden. Wichtige Inhalte sind:
- Betriebsspezifische Gefahren (z. B. laufende Maschinen, Staplerverkehr, Absturzgefahren).
- PSA-Vorschriften (etwa Helm- und Warnwestenpflicht).
- Meldepflichten (z. B. wer im Falle eines Unfalls oder eines Beinahe-Unfalls informiert werden muss).
- Verhalten im Notfall (Alarmsignale, Sammelpunkte).
Darüber hinaus ist zu regeln, welche Zugangsberechtigungen für Fremdfirmen gelten: Müssen sich die Mitarbeitenden an einem Pförtnerhäuschen anmelden? Welche Bereiche sind tabu (z. B. Gefahrstofflager, Schalträume)? Bestehen zeitliche Beschränkungen (z. B. keine Arbeiten außerhalb der regulären Betriebszeiten)? All diese Punkte sollten klar kommuniziert und dokumentiert werden.
5. Kontrolle und Dokumentation
Um sicherzustellen, dass die vereinbarten Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden, sollte der Betrieb regelmäßige Kontrollen durchführen. Dabei kann ein Sicherheitsbeauftragter oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit stichprobenartig prüfen, ob die Fremdfirma die Vorgaben einhält:
- Trägt das Personal die vorgeschriebene PSA?
- Werden Arbeitsbereiche sauber und sicher gehalten?
- Entstehen neue Gefährdungen, weil sich Arbeiten überschneiden?
Kommt es zu Mängeln oder Verstößen, sollte ein klarer Eskalationsprozess festgelegt sein: vom mündlichen Hinweis über die schriftliche Abmahnung bis hin zum Abbruch des Auftrags bei schweren Verletzungen der Sicherheitsbestimmungen. Eine lückenlose Dokumentation beugt dabei Rechtsunsicherheiten vor: Halten Sie sämtliche Begehungen, Belehrungen und Feststellungen schriftlich fest.
6. Fazit
Die Koordination externer Dienstleister und Fremdfirmen im Arbeitsschutz ist weit mehr als ein bloßes Abhaken formaler Punkte. Vielmehr geht es darum, eine gemeinsame Sicherheitskultur zu etablieren, bei der alle Beteiligten Verantwortung übernehmen und Gefahren minimiert werden. Entscheidend sind dabei eine transparente Kommunikation, klare Zuständigkeiten und eine solide Dokumentation. Nur so lässt sich gewährleisten, dass Fremdfirmen ihre Arbeit sicher und effektiv erledigen, ohne die Belegschaft oder sich selbst zu gefährden. Eine professionelle Koordination trägt zudem wesentlich zur Vermeidung von Haftungsrisiken und Unfällen bei – ein Gewinn für alle Seiten.
