Die Unterweisung zählt zu den zentralen Aufgaben des Arbeitgebers im betrieblichen Arbeitsschutz. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und unverzichtbar, wenn es darum geht, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Trotzdem herrscht bei vielen Unternehmen Unsicherheit: Wie oft muss unterwiesen werden? Welche Inhalte gehören dazu? Reicht eine allgemeine Belehrung oder muss es individuell auf Tätigkeiten zugeschnitten sein?
In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen zur Unterweisungspflicht, zeigen praxisnahe Lösungen auf und geben Hinweise zur rechtssicheren Umsetzung – einschließlich eines exklusiven Tools zur digitalen Unterweisung.
Was bedeutet Unterweisungspflicht?
Die Unterweisungspflicht verpflichtet den Arbeitgeber, seine Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen zu unterrichten. Sie betrifft nicht nur körperlich gefährliche Arbeiten, sondern grundsätzlich jede Tätigkeit im Betrieb – vom Büro über die Werkstatt bis zum Außendienst.
Rechtliche Grundlage ist § 12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), der Arbeitgeber verpflichtet, „die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen“. Weitere Vorschriften ergeben sich unter anderem aus:
- DGUV Vorschrift 1 – insbesondere § 4 Abs. 1
- Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
- Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)
- Jugendarbeitsschutzgesetz und Mutterschutzgesetz
Wie oft müssen Unterweisungen erfolgen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine regelmäßige jährliche Unterweisung. Zusätzlich sind Unterweisungen immer dann erforderlich, wenn besondere Anlässe vorliegen:
- Bei Einstellung oder Versetzung
- Bei Änderungen der Arbeitsaufgabe oder des Arbeitsverfahrens
- Bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder neuer Technologien
- Nach Unfällen oder Beinaheunfällen
- Bei besonderen Gefahrenlagen (z. B. Hitze, Pandemie)
Für bestimmte Tätigkeiten oder gefährliche Arbeitsplätze können auch häufigere Unterweisungen vorgeschrieben oder sinnvoll sein (z. B. halbjährlich, quartalsweise).
Was muss eine Unterweisung beinhalten?
Die Unterweisung muss auf die konkreten Gefährdungen des Arbeitsplatzes und die jeweilige Tätigkeit zugeschnitten sein. Dabei gilt:
- Verständlich: in Sprache und Form, die die Beschäftigten verstehen
- Praxisnah: Bezug zur konkreten Tätigkeit
- Dokumentiert: Zeitpunkt, Inhalt, Teilnehmende müssen festgehalten werden
Typische Inhalte sind:
- Verhalten bei Unfällen oder Störungen
- Umgang mit Maschinen, Werkzeugen, Gefahrstoffen
- Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
- Ergonomisches Arbeiten
- Verhalten bei Feuer, Strom, Hitze
Wer darf unterweisen?
Grundsätzlich liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Die Durchführung kann jedoch delegiert werden – zum Beispiel an:
- Führungskräfte mit Weisungsbefugnis
- Fachkräfte für Arbeitssicherheit
- Betriebsärzte
Wichtig ist, dass diese Personen fachlich und persönlich geeignet sind. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Unterweisung verbleibt jedoch immer beim Unternehmer.
Unterweisung dokumentieren – aber wie?
Die Dokumentation der Unterweisung ist zwingend erforderlich, um im Falle einer Kontrolle oder nach einem Unfall belegen zu können, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht nachgekommen ist. Sie sollte enthalten:
- Datum und Ort der Unterweisung
- Name des Unterweisenden
- Themen/Inhalte der Unterweisung
- Unterschrift der Teilnehmenden
Ein unterschriebener Ausdruck oder eine digitale Signatur im Rahmen eines Unterweisungstools ist rechtlich zulässig.
Fehler, die Arbeitgeber vermeiden sollten
- Nur Standardunterweisungen ohne Tätigkeitsbezug verwenden
- Unterweisungen nur mündlich durchführen – ohne Nachweis
- Neue Mitarbeiter erst nach Tagen oder Wochen unterweisen
- Keine Wiederholungen – einmalige Unterweisung reicht nicht!
Diese Versäumnisse können im Ernstfall zu Bußgeldern führen – oder im schlimmsten Fall zur Haftung des Unternehmers im Straf- oder Zivilrecht.
Digitale Hilfe: UnterweisungOnline
Mit UnterweisungOnline bietet SIFA Schwarz eine moderne, rechtssichere Lösung zur digitalen Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen. Über das webbasierte Tool können Beschäftigte individuell unterwiesen werden – ortsunabhängig, zeitsparend und revisionssicher.
- Automatische Erinnerungen an fällige Unterweisungen
- Rechtssichere Inhalte – branchenspezifisch auswählbar
- Digitale Nachweise und Archivierung der Teilnahme
- Mobil nutzbar – auch für Außendienst oder Homeoffice
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist UnterweisungOnline eine echte Entlastung im Tagesgeschäft. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Produktseite oder direkt in der persönlichen Beratung.
Fazit: Unterweisungspflicht – kein bürokratischer Selbstzweck
Die Unterweisungspflicht ist mehr als nur ein gesetzliches Muss – sie ist ein zentrales Instrument der Prävention. Sie schützt nicht nur Ihre Beschäftigten, sondern auch Sie als Arbeitgeber vor Haftung und Imageschäden. Richtig umgesetzt ist sie auch kein Zeitfresser, sondern ein effektiver Beitrag zu Sicherheit, Effizienz und Motivation im Betrieb.
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